ACHTERGRONDINFORMATIESantrade Ltd. staat aan de vooravond van ingrijpende veranderingen: in de toekomst zullen alle operationele teams zelfsturend zijn.

In de huidige situatie hebben alle medewerkers binnen Santrade een eigen vaste taak die dagelijks moet worden uitgevoerd. De één zorgt voor het picken van de orders, een ander voor de packing en weer een ander verzorgt de planning en onderhoudt het contact met de klant. Uit onderzoek is echter gebleken dat veel medewerkers liever in een team zouden werken, meer betrokken willen worden bij het nemen van beslissingen en het oplossen van problemen en dat meer afwisseling in de dagelijkse werkzaamheden is gewenst.

In de komende jaren wil Santrade daarom meer in teamverband gaan werken. Dit betekent dat het team verantwoordelijk is voor het gehele werkproces. Binnen het team denken medewerkers samen na over hoe het werk beter kan, hoe problemen kunnen worden opgelost en hoe de planning eruit ziet. Teamleden leren nieuwe werkzaamheden te verrichten en krijgen veel meer te zeggen over hun eigen werkomgeving. Ook leidinggevenden krijgen een andere rol: zij gaan zich in de toekomst veel meer toeleggen op het bevorderen van de teamspirit, het optimaliseren van het proces en het op de juiste wijze inzetten van de kracht van de diverse teamleden.

Om alle medewerkers over deze organisatieverandering te informeren en hen op de hoogte te brengen van hun rol hierin, is Strait Solutions gevraagd de kick-off inhoudelijk vorm te geven en de redactie te verzorgen van het personeelsmagazine ‘Switch!’. De organisatie van de kick-off bijeenkomst en de vormgeving van het magazine werd verricht door B-Creative.

AANPAKCommunicatiemiddelenplan

Belangrijk voor het welslagen van de verandering is dat het proces zorgvuldig en weloverwogen wordt ingezet. Heldere communicatie over waarom de organisatieverandering nodig is, hoe de rollen van medewerkers zullen veranderen en hoe zij hierin worden begeleid, is hierin onontbeerlijk. In overleg met B-Creative is een communicatiemiddelenplan gemaakt.

Inhoudelijke begeleiding

kick-offbijeenkomst De eerste stap in dit plan is de organisatie van een kick-off bijeenkomst aan het voltallige personeel 22 maart 2011. Strait Solutions heeft een programma voor de kick-off bijeenkomst opgesteld, de verhaallijn van de presentatie uitgewerkt en de redactie verzorgd voor een hand-out waarin de plannen nog eens kort worden uitgelegd. Onze eigen Susan leidde de bijeenkomst in goede banen als dagvoorzitter.

Bladformule, redactie en uitvoering magazine Switch!

Tweede onderdeel in het middelenplan is een personeelsmagazine. Strait Solutions heeft hiervoor een heldere bladformule geschreven, in overleg met de opdrachtgever de inhoud van het eerste magazine bepaald en vervolgens de planning, coördinatie en de uitwerking van de teksten voor haar rekening genomen.

RESULTAATEen spetterende kick-off bijeenkomst waarna alle medewerkers precies wisten welke veranderingen binnen Santrade op stapel staan, waarom het belangrijk is, wat van hen wordt verwacht en wat de verandering de organisatie, maar ook de medewerkers zelf, oplevert. Kortom, alle neuzen dezelfde kant op! De organisatie van de kick-off bijeenkomst was in handen van B-Creative.

Daarnaast is het magazine Switch! een inhoudelijk interessant en aantrekkelijk magazine geworden dat enthousiast is ontvangen door de medewerkers en waarin de verschillende aspecten van de organisatieverandering aan bod komen. De vormgeving van het magazine is verzorgd door B-Creative.

WAT VOND DE KLANT?Management van Santrade Ltd., : Strait Solutions heeft op duidelijke wijze onze gedachtes op papier gezet en onze boodschap verwoord. Door met een externe partij als Strait Solutions te werken dwing je jezelf om helder te zijn over wat je je doelgroep wil vertellen.

Strait Solutions, in ons geval Elles, heeft in onze ogen een hele goede vertaling gemaakt. Een vertaling die vooral voor iedereen begrijpelijk is. Dit heeft geleid tot een flitsende kick-off presentatie, die op een hele goede manier aan elkaar werd gepraat door Susan, de dagvoorzitter.

De dagvoorzitter zorgde voor een goede voortgang van de presentatie en dat het draaiboek werd gevolgd. Het voordeel van een dagvoorzitter is, dat er minder druk komt te staan op de mensen van de eigen organisatie die deel uitmaken van de presentatie.

Naast de inhoudelijke kant zijn wij ook zeer tevreden over de samenwerking. Niet alleen tussen Santrade Ltd. en Strait Solutions, maar ook met B-Creative, organisator en vormgever van de presentatie.

Eind April is ons eerste magazine “Switch” uitgekomen. Een prachtig resultaat, zowel qua inhoud als vormgeving. Het blad heeft als ondertitel “The power of Teamwork” en op die manier is de samenwerking met Strait Solutions ook het beste te omschrijven.